档案管理分类及编号方案（如何进行人事档案分类编号）

本文目录

• 如何进行人事档案分类编号
• 机关档案分类方案
• 秘书从业经验：详细教你档案应如何归类
• 档案文件编号怎么编
• 企业档案如何分类
• 档案应该怎样编号
• 档案管理方法分类
• 高校档案分类方案
• 档案如何编码
• 企业档案分类（行政类、财务类、人事类、业务类、工程类、拓展类），具体每个类中还有哪些内容

如何进行人事档案分类编号

如何进行人事档案分类编号

　　随着人才的合理流动，企业人单位人员的优化组合，需要查档、提档、转档的人次越来越多，那么，如何对员工人事档案进行编号比较省事，对于初接触人事档案整理工作的人员还不是很了解，以下是我为大家整理如何进行人事档案分类编号相关内容，文章希望大家喜欢！

　　 一、干部人事档案编号方法

　　1、笔形编号法。笔形编号法是按照档案卷名（即干部姓名）的笔形取角编号的方法（如四角号码和类似四角号码法），这种编号具有简便、易学、编号效率高、误差少，档案存放集中、稳定等优点。检索方法比较科学、只要掌握了取笔形编号的基本规则，就能运用自如。

　　2、姓氏笔划编号法。姓氏笔划编号法，首先按照姓氏分类，然后再按姓名的笔划多少为序进行编号的方法。这种方法的优点是：简单、易学，档案存放位置固定，不易错号。但是由于姓氏的不均衡，易出现有的号过多，有的号过少，档案存放不整齐、头绪多，编号、检索慢等问题。

　　3、汉语拼音字母编号法。汉语拼音字母编号法是根椐汉语“音序检字法”的’原理，按干部姓名的拼音字母次序排列编号的方法。这种方法也比较科学，只要熟悉掌握了汉语拼音方法，编号和使用都很简便。缺点是：如拼音不熟练或不准，易出差错。

　　此外，还有的单位采用“单位编号法”、“职务（职称）编号法”、按干部调进时间顺序“大流水排列编号法”，等等。但这些编号方法都不同程度地存在档案存放位置不固定或检索费事、效率不高以及需要经常调整档案柜等弊病。档案数量多的单位不宜采用这几种方法编号。

　　 二、档案上架（入柜）排列的方法是否科学，同档案编号、检索方法和贮存条件相关。

　　主要的方法有以下几种：

　　干部人事档案上架（入柜）排列，是指干部人事档案入库保存，在档案架或档案柜中贮存组合排列的方式。上架（入柜）排列科学合理，不仅存取档案方便，还能最大限度地节省存放空间。

　　1、一条龙排列方式。这种方式是把所管理的全部干部人事档案按照档案号的大小顺序，从小到大，依次上架或入柜，从左向右，延伸至末。每个架（柜）标出几号至几号，每层档案架或每个档案柜存档案不宜过满，留出适当的空位，以备增加档案存放。这种方法按档案号顺序上架（入柜），档案存入位置固定，存取简便、准确，检索效率高。凡采用“笔形编号法”、“汉语拼音字母编号法”和“大流水排列编号法”编写干部人事档案号和编制检索工具的部门，都适宜采用这种上架（入柜）排列方式。

　　2、按姓氏分别排列方式。这种方式是把所管理的干部人事档案按姓氏编写的档案号分别上架或入柜。在一个姓氏中，从小号至大号，依次顺延排列，以姓氏笔划编号法编写档案号和检索工具的部门，适宜此种上架（入柜）的排列方式。

　　3、按群体组合排列方式。这种方式是以一个地区或一个单位的干部的档案组合为一体，分别上架或入柜。档案的排列，可以按职务或是按部门，也可按收档的顺序编号排列。这种排列方式，对集中了解一个地区、一个部门的干部情况较为方便。但是，摊多，保存不统一、不固定，经常需因干部的工作单位变动而调整档案的存放架（柜）。

机关档案分类方案

机关档案分类方案

　　你们知道机关档案分类方案有什么内容吗?下面是我为大家收集整理出来的有关于机关档案分类方案，欢迎阅读!

　　机关档案分类方案【1】

　　为了加强我镇档案的综合管理，更好地为发展农村经济服务，使档案的整理、排列、管理、检索符合规范要求，现根据档案法律法规及《归档文件整理工作指南》，结合我镇档案综合管理工作的实际，制订本分类方案：

　　一、文件材料的接收范围

　　1、在机关日常工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案，具体接收范围按《机关文件材料归档和不归档的范围》和其它档案管理办法的有关规定执行;

　　2、与机关业务工作有关的资料。

　　二、案卷质量要求

　　案卷质量总的’要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体做到以下几点：

　　1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均齐全完整。

　　2、在归档的文件材料中，力争将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，放在一起立卷。

　　3、不同年度的文件一般不放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷;其它文件材料的立卷按有关规定执行。

　　4、卷内文件材料区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后;其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

　　5、归档的文件材料，统一在每份材料第一页正面的右上角加盖归档章，并依次编写全宗号、年度、件号、机构或问题、保管期限。

　　6、照片档案用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

　　7、卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。

　　三、分类原则

　　1、以本机关工作活动形成的全部档案为对象，依照工作职能，结合档案内容和载体形态特点进行分类，方便管理和利用。

　　2、分类后的档案，分别用文字和数字按顺序编制代号。

　　3、本方案适用于本单位全部档案分类，组卷和排架管理。

　　四、基本类目

　　1、党群类

　　2、行政综合类

　　3、人大工作类

　　4、纪检监察类

　　5、组织宣传类

　　6、劳动人事类

　　7、政法武装类

　　五、分类方法

　　对于文件材料的分类我镇采取较为常用的复合式分类法中的：年度—机构—保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按材料的机构分类，然后再在组织机构下按照保管期限分类。

　　例如：20XX年……党群……永久/长期/短期

　　20XX年……行政综合……永久/长期/短期

　　我镇采用此种分类方法是基于内部机构不复杂，而且在档案的进库排放时可以年度为序，对每年形成的常规档案按机构序列依次上架，不必预先留空，也避免了某种单纯分类可能造成的日常实体查阅困难，同时也极大的方便了档案的库房管理。另外，也方便于年度档案全引目录的统一制作。

　　板桥镇机关综合档案室

　　二0xx四月二十日

　　机关档案分类方案【2】

　　为了进一步提高机关档案工作水平，集中统一管理乡镇机关形成的全部档案，根据《机关档案业务建设规范》及其他有关规定，结合乡镇实际情况，特制定《乡镇机关综合档案室档案分类方案》。

　　一、分类原则：

　　(一)乡镇机关档案分类是以机关全部档案为对象，依据乡镇机关的职能，结合档案的内容、特点，保持档案信息之间的有机联系，便于档案信息资源保管和开发利用。

　　(二)乡镇党委、政府、人大形成的全部档案，作为一个全宗，按门类分为：1、文书档案;2、专门档案：(1)婚姻档案;(2)司法档案;(3)纪检案件档案;(4)会计档案;(5)党员档案;(6)业务考绩档案;(7)企业转制档案;;3、科技档案：(1)基建档案;(2)设备档案;4、特殊载体档案;5、实物档案。

　　二、分类方法

　　(一)文书档案，按“年度-问题(常用工作名称)”分类，设党委、政府、人大三大类。

　　(二)专门档案：

　　1、婚姻档案，按“年度-类别”分类，设结婚、离婚二大类。

　　2、司法档案，按“年度-问题”分类，设民事调解、鉴证二大类。

　　3、纪检案件档案，按“年度-问题”分类，设检查案件、审理案件和信访案件三大类。案件材料以案件为单位整理立卷，根据案件材料多少，一案一卷或一案数卷。

　　4、会计档案，按“核算单位-年度-形式”分类，每个核算单位以下分会计凭证、会计帐簿、财务报告、其他四大类。

　　5、党员档案，按党员姓氏笔划为序分类。

　　6、业务考绩档案，按问题分类，一个专业技术人员业务考绩材料一般分成申报类、业务考核类和成果类三大类。

　　7、企业转制档案，按问题分类。企业转制材料以企业为单位整理立卷，一个企业的转制材料单独组成一卷或数卷。

　　(三)科技档案：

　　1、基建档案，按基建项目分类。

　　2、设备档案，按设备用途分类。

　　(四)特殊载体档案：是指以照片、声音、图像、电脑数据为表现形式的档案，按“年度-载体形式”分类，设照片、底片类、录音、录像带、计算机磁盘类和光盘类三大类。

　　(五)实物档案：是指历年获得荣誉的奖牌、奖状、奖杯、锦旗、证书等。可以按获得时间先后顺序编制流水号。

秘书从业经验：详细教你档案应如何归类

档案归类： ■第一条 管理部门1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为 特殊案 件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文 书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。 ■第二条 文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后 ，文件送归档。 ■第三条 文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 ■第四条 档案分类1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为 若干小类。 2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。 ■第五条 档案名称及编号1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 ■第六条 档号编定1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左 方装订者则填写于右上角。 ■第七条 归档与档案清理1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 ■第八条 保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及 股东会纪 录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设 计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核 定须保存10年的文书。3.5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。4.1年保存：结案后无长期保存必要者。5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 ■第九条 档卷清理1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。 ■第十条 调卷程序1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主 管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出 日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。 ■第十一条 调卷管理1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长 调阅期，应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明 原因，请管档人员负责处理。3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。4.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意保存： 第一条、为提升档案保存技术，妥善维护档案安全，发挥档案管理功能，特订定本规范。 第二条、纸质类档案之保存，应妥善采取防光、防热、防潮、防虫及防菌等措施，避免档案受光害及纸质纤维素之氧化或水解或因虫、菌危害，导致档案之损坏。 第三条、纸质类档案宜以化性稳定之聚酯类胶膜保护袋或去酸材质之卷夹或保护盒存放。 第四条、纸质类档案如有破损，应随时修补；其修补方法得以裱法、镶法或其他适当方法为之。 第五条、纸质类档案如因本身及外在环境影响而产生泛黄变脆、劣化损坏等情形时，应予裱褙处理。 第六条、微缩片、正片、负片及照片等摄影类档案应存放於保护套（袋）或底片夹内，再置入去酸之保护盒中。 前项保护套（袋）或底片夹之材质，应选择纯聚丙烯、纯聚乙烯类塑胶片或中性之纸类。 第七条、微缩片、正片或负片之保护盒应水平置放，避免阳光直射，并应定期检查。 第八条、摄影类档案应设置专用储存柜，其材质应选用惰性材料，并具有温、湿度控制及四小时以上之防火功能。 第九条、摄影类档案及录影（音）带类档案放入储存柜前应逐步回温。取出后，亦同。 第十条、永久保存之彩色照片，应以翻拍成底片或彩色微缩片，或以数位方式或其他适当方式储存之。 第十一条、档案管理人员拿取摄影类档案时应配戴棉质或尼龙手套，接触时以边缘部分为限，避免於胶片上留下指印或刮伤。 第十二条、录影（音）带类档案入库前，应将防误抹孔关闭，个别存放於绝缘之保护卡匣盒内，再置於储存柜中。 前项储存柜之存放，应避免邻近电器用品或带有磁场之场所。 第十三条、录影（音）带类档案应定期检查及转带；如有变质，应即处理，并定期复制转录，以利保存。 前项档案如经依法应用，入库前应转回起头点；快速转带后，应经散热后始予收藏。 第十四条、录影（音）带类档案如有发霉情形，应使用除霉喷液，清除发霉。 第十五条、电子媒体类档案应以压克力、纯聚丙烯等化性稳定材质之保护夹盒个别存放，再放置於储存柜中。 第十六条、电子媒体类档案应避免阳光直射或用清洁溶液擦拭。 擦拭光碟片应使用软质之织布，由中心部位以放射方向向外围拂拭，避免用同心圆方向擦拭之。 第十七条、光碟片应避免刮伤或改变光碟面原有之标示方式。 档案管理人员拿取光碟片时应配戴棉质或尼龙手套，接触时以边缘部分为限，避免於光碟表面留下指印或刮伤。 第十八条、档案之虫害、菌害防治，应依下列五阶段防治措施行之： （一）避免：室外避免草木丛生及使用夜间灯光诱引昆虫，并避免堆放木头，杜绝白蚁等昆虫滋生。室内收藏柜勿与地板及墙壁密接、避免铺设地毯，水管避免经过天花板，以维持环境之整洁。 （二）阻绝：窗户加装纱窗、排水口及通气孔加装滤网，缝隙处应予以填补，防止昆虫入侵。必要时於通风口加装空气净化设备，以减少菌害发生。 （三）侦测：定期翻阅档案检视档案状况，进行环境侦测并作成纪录；利用粘虫纸等诱捕器捕捉昆虫，并随时追踪昆虫入侵或菌害之各种迹象。 （四）因应：如档案已遭虫害或菌害，应即进行除虫、杀菌处理。 （五）恢复：包括环境之恢复及档案状况之恢复，并针对重要档案进行修补。 第十九条、档案入库前应检查档案状况；如有虫害或发霉情事，应立即隔离进行除虫或杀菌。 第二十条、前点除虫、杀菌，应视菌虫种类、档案媒体类型或损坏状况选用下列方式行之： （一）熏蒸法：使用含化学成分之熏蒸剂熏蒸方式。 （二）低温法：将档案装入袋中密封，放入摄氏零下二十度至三十度之冷冻库十四日以上之方式。 （三）低氧法：置换密闭空间内之氧气成其他气体，使氧气浓度降至百分之零点三以下并维持十四天之方式。 （四）钴六十加马（γ）射线法：利用该射线之穿透力及杀伤力辐射杀虫之方式。 （五）其他经档案管理局公告之方式。 前项处理应避免造成档案、人体之伤害及环境之破坏，处理后应将虫尸排遗清理乾净。第一款之熏蒸法宜注意禁止排放氟氯碳化物并降低氮氧化物及二氧化碳排放量。

档案文件编号怎么编

档案文件编号怎么编

　　一般单位或企业的 档案的分类，就是根据产品档案的内容性质和形成特点，把一定范围的产品档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级产品档案库藏系统。今天我分享的是档案文件编号怎么编，希望能帮到大家。

　　首先制定一套档案编码方案，并且留存，方便后续的人查询了解使用。

　　不同公司编码方案有所不同，自行制定就可以了。

　　时间分类编码

　　档案最重要的是体现出档案属性，首先按照时间编码，例如20170224，就是该档案形成的时间，同时间可以在后缀加上a、b、c之类的字符区分。

　　事件编码

　　按照事件属性做成总编码，做为编码的开头，例如企划部档案编码为Q，市场部编码为S，之后按照会议编码为h，活动编码为d，编码合成之后Sd就是市场部活动。

　　档案号编码

　　按照档案的数量和生成次序进行编码，例如0001、0002之类的，预估一下档案总体数量，多做出来一位就可以了。

　　按照时间的特殊属性进行编码，例如文件、视频、图片等

　　备考表就是档案的整体目录。

　　案编码解读Qh-2020-0224-01-a，就是企划部20年2月24日做的会议的文字内容备份，如果觉得太长可以进行缩短，比如2020简写为20。

　　注意事项

　　注意做好编码的方案留存。

　　推荐阅读：

　　什么是文件归档

　　文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　中国整理规则

　　范围

　　本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

　　本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

　　定义

　　本标准采用下列定义。

　　2.1 归档文件

　　DA/T22-2000中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施

　　2.2 归档文件整理

　　将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　2.3 件

　　归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

　　整理原则

　　一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件.

　　质量要求

　　4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

　　4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

　　整理方法

　　5.1 装订

　　归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　5.2 分类

　　归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

　　5.2.1 按年度分类

　　将文件按其形成年度分类。

　　5.2.2 按保管期限分类

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　5.2.3 按机构(问题)分类

　　将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。

　　5.3 排列

　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　5.4 编号

　　归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。

　　5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

　　5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

　　5.4.4 件号：文件的排列顺序号。

　　件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

　　5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

　　5.5 编目

　　归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

　　5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

　　5.5.1.1 件号：填写室编件号。

　　5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

　　5.5.1.3 文号：文件的发文字号。

　　5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔 〕"号。

　　5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

　　5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

　　5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。

　　5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

　　5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

　　5.6 装盒

　　将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

　　5.6.1 档案盒

　　5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。

　　5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

　　5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

　　5.6.2 备考表

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。

　　5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

　　5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

　　5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。

　　保管期限规定

　　（2006年12月18日）

　　第一条

　　为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

　　第二条

　　本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

　　第三条

　　机关文件材料归档范围是：

　　（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

　　（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

　　（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

　　（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

　　第四条

　　机关文件材料不归档范围是：

　　（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

　　（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

　　（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

　　（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

　　第五条

　　凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

　　第六条

　　机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

　　第七条

　　永久保管的文书档案主要包括：

　　（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

　　（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

　　（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

　　（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

　　（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

　　（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

　　（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

　　（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

　　第八条

　　定期保管的文书档案主要包括：

　　（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

　　（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

　　（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

　　（四）本机关一般性事务管理文件材料；

　　（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

　　（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

　　（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

　　（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

　　（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

　　第九条

　　机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

　　第十条

　　机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

　　机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

　　第十一条

　　机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

　　第十二条

　　各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际；编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

　　有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

　　第十三条

　　在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

　　第十四条

　　本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

　　第十五条

　　本规定自颁布之日起施行；1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

　　附件：文书档案保管期限表

　　1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

　　1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料（永久）

　　1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报（永久）

　　1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料（30年）

　　1.4 讨论未通过的文件 （10年）

　　2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

　　2.1 公报、决议、决定、记录、纪要；议程、领导人讲话、讨论通过的文件，参加人员名册（永久）

　　2.2 讨论未通过的文件（10年）

　　3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录（永久）

　　4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

　　4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）

　　4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

　　5 机关联合召开会议的文件材料

　　5.1 本机关为主办的

　　5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要（永久）

　　5.2 本机关为协办的

　　5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的’复制件或副本（30年）

　　5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本（10年）

　　6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

　　6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计（永久）

　　6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 （30年）

　　6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排（10年）

　　7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件

　　7.1 重要的 （永久）

　　7.2 一般的（30年）

　　7.3 本地区、本机关工作汇报材 （30年）

　　8 本机关业务文件材料

　　8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料（永久）

　　8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示

　　8.2.1 重要业务问题的（永久）

　　8.2.2 一般业务问题的（30年）

　　8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

　　8.3.1 重要业务问题的（永久）

　　8.3.2 一般业务问题的（30年）

　　8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿（30年）

　　8.5.1 本机关为主办的

　　8.5.1.1 重要业务问题的（永久）

　　8.5.1.2 一般业务问题的 （30年）

　　8.5.2 本机关为协办的

　　8.5.2.1 重要业务问题的（30年）

　　8.5.2.2 一般业务问题的（10年）

　　8.6 本机关、编写的文件材料

　　8.6.1 大事记、组织沿革等（永久）

　　8.6.2 简报、情况反映、工作信息等（10年）

　　8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料

　　8.7.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料（永久）

　　8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等（永久）

　　8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

　　8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料（永久）

　　8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 （永久）

　　8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证；执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（永久）

　　8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）

　　8.7.4 行政管理工件中形成的备案文件材料（10年）

　　8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

　　8.7.5.1 重要的（永久）

　　8.7.5.2 一般的（30年）

　　8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

　　8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料（永久）

　　8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料（10年）

　　8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）

　　8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 （10年）

　　8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活 动形成的文件材料

　　8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等（永久）

　　8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记 （30年）

　　9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

　　9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 （ 永久）

　　9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 （ 30年）

　　9.3 人事任免文件（永久）

　　9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

　　9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的（ 永久）

　　9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 （30年）

　　9.5、对本机关有关人员的处分材料

　　9.5.1 受到警告（不含）以上处分的 （永久）

　　9.5.2 受到警告处分的（30年）

　　9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 （永久）

　　9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 （永久）

　　9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 （ 永久）

　　9.9 职工名册 （永久）

　　9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料

　　9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果 （永久）

　　9.10.2 重要专项活动的报告、总结等 （永久）

　　9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 （永久）

　　9.10.4 情况反映、工作简报 （10年）

　　9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

　　9.11.1 重要的（永久）

　　9.11.2 一般的 （30年）

　　9.12 保卫部门的安全检查、调查记录（10年）

　　9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料

　　9.13.1 有领导重要批示和处理结果的 （永久）

　　9.13.2 其他有处理结果的 （30年）

　　10 本机关事务管理文件材料

　　10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 （永久）

　　10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

　　10.2.1 重要的 （永久）

　　10.2.2 一般的（10年)

　　10.3 接待工作的计划、方案

　　10.3.1 重要的 （30年）

　　10.3.2 一般的 （10年）

　　10.4 机关财务预算 （30年）

　　10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 （30年）

　　10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

　　10.6.1 重要的（永久）

　　10.6.2 一般的 （10年）

　　10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续（永久）

　　10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请（30年）

　　11 上级机关制发的文件材料

　　11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

　　11.1.1 重要的 （永久）

　　11.1.2 一般的 （10年）

　　11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材 （10年）

　　11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 （永久）

　　12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 （10年）

　　13 下级机关报送的文件材料

　　13.1 重大问题的专题报告（30年）

　　13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 （10年）

企业档案如何分类

根据《企业档案管理办法》第十八条的规定：

档案分类

一、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。

二、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。

三、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。

四、分类方法有：

1、按产品型号分类；

2、按设备型号分类；

3、按科研课题分类；

4、按工程项目分类；

5、按专业性质分类；

6、按组织机构分类；

7、按时间分类。

扩展资料：

《企业档案管理办法》相关规定

档案保管

1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

3、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。

4、缩微胶片、照片、磁带等的保管：

存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放；

胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。

要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

档案应该怎样编号

一般来说要把档案分为三种：

永久卷，三十年保存卷和十年保存卷。

其中这三种中的每一种不止一本，所以要分为案卷号,比如永久卷第一本、第二本，这个数字就是案卷号，每一本的档案里由很多个档案组成，所以分为档案的归档号，比如永久卷第一本的第1号，第2号，如果查找的话，可以根据归档号来查找文件，比如永久卷的1-浮01号，就是指永久卷第一本的第一号档案的归档号。

文书档案盒上的起止件号如何填：

• 起止件号：起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“—”号连接，如“16—32”。起止件号分为室编和馆编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。

• 档案盒封面填写。封面上应在已有功双横线下填写全宗名称，即立档单位机构名称，全宗名称必须是立档单位的全称或规范、通用的简称。

• 档案盒盒脊项目填写。档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置各检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。采用竖式和横式两种档案盒时，竖式与横式格式基本一致。

• 各项目的填写要求整齐、划一。具体填写要求如下：

• 全宗号：全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置；档案无需移交的可不填写。

• 年度：年度栏内填写盒内文件的形成年度(4位数字横排)。

• 保管期限：保管期限栏填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如“永久”、“定期”。

• 机构(问题)：机构(问题)栏填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称；不按机构(问题)分类的单位，盒脊上可以不填写机构(问题)项。

• 起止件号：起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“—”号连接，如“16—32”。起止件号分为室编和馆编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。

• 盒号：盒号是指档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。机关档案室原则上不编写盒号，若为便于统计、管理需要，也只能用铅笔编写。

• 实际工作中，盒号的使用应以同级地方档案行政管理部门的要求为准。一般编制的方法是，分三类，永久、长期、短期（30年、10年）。分别从第一盒按小流水往下排就可以了，这样移交档案馆后也不会乱。

档案管理方法分类

会博通综合档案管理系统资深经理指出：

作为档案管理从业人员，档案分类是基本内容之一。做好档案分类工作，就可以使档案管理工作效率提高。那么档案分类应该遵循哪些原则，才能让档案管理工作更专业，更科学呢？小编就给大家简单介绍一下国家关于档案管理分类应遵循原则供大家参考！

国家档案分类，是以国家机构和社会组织从事社会实践活动的分工为基础，按照档案的内容和特点，分门别类组成的科学体系。它是对概括档案内容特征的概念进行逻辑分类和系统排列形成的一种概念标识系统。档案分类法的表现形式是档案分类表。档案分类表是进行档案分类标引的依据，用于编制分类检索工具，提供分类检索途径。档案分类法以职能分工为主要分类标准，并结合档案记述和反映的事物的属性，选择其他辅助分类标准。如行业分类、载体分类、学科分类等。

档案是人类社会实践活动的历史记录，而人类社会实践活动是以国家机构、社会组织和个人的职能分工形式来进行的，因此，职能特性是档案特有的最主要的属性，以职能分工为基础建立起来的分类体系能反映出社会实践分工情况，与档案实体的全宗管理原则相协调，具有稳定性和客观性，也便于档案利用者有效地检索和利用档案。职能分工原则是档案分类区别于其他文献分类法的主要标志。

档案分类法采用的是体系分类法的原理。所谓“类”， 是许多具有某种共同属性的事物的集合。用以表示一类事物的名称，称为类名，在文献分类中，称为类目。类目是分类法的基本单位，类目的代号称为分类号，分类法是以分类号做标识，按分类号的顺序排列的。类是可分的，一事物除了具有与同类事物共同的属性外，还具有其他属性，因此，可以用另外的属性作为分类标准对一类事物进行划分，即分类。经过一次划分所形成的一系列概念称为子类或下位类，被划分的概念称为母类或上位类，它们之间的关系是隶属关系，各子类之间互称同位类，它们之间是并列关系。分类可以连续进行，经过一次划分所得的子类，还可以用其他分类标准再次划分。这样层层划分，层层隶属，便构成了一结构严密的等级体系。

高校档案分类方案

高校档案分类方案

　　高校的档案应该如何分类呢，下面我为大家精心搜集了关于高校档案的分类方案，欢迎大家查看!

　　一、为加强本校档案和档案工作的`科学管理，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化。根据《高等学校档案实体分类法》，结合本校实际，制定本方案。

　　二、本校档案实体分类方案。本校以全部档案为对象，按档案形式的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。把产生于同一活动领域的管理性和业务性文件材料作为有机联系的整体，分别设类。本校档案划分为10个一级类目，声像、实物档案由其特殊性，另单独设类。

　　档案实体分类方案如下：

　　D Q 党群

　　1 1 党务综合

　　党办、党代会、总支、直属支部综合材料入此

　　1 2 纪检、监察

　　1 3 组织

　　党校、离退休干部材料入此

　　1 4 宣传教育

　　1 5 统战

　　民主党派资料入此

　　1 6 工会工作

　　退管会、妇女工作、教职工代表大会材料入此

　　1 7 团委工作

　　学生社团资料入此

　　X Z 行政

　　1 1 综合

　　校办、校友会、学校评估、校史工作和院、系等单位综合材料入此

　　1 2 人事

　　师资培养、人才交流材料入此

　　1 3 审计

　　1 4 保卫、武装

　　军训材料入此

　　1 5 总务

　　1 6 档案、图书

　　J X 教学

　　1 2 研究生教育

　　1 1 综合

　　优秀教学质量评奖材料入次

　　1 2 学科建设与专业设置

　　1 3 招生

　　1 4 学籍管理

　　学生奖惩材料入次

　　1 5 课堂教学与实践教学

　　1 6 学位工作

　　1 7 毕业生工作

　　1 8 教材

　　1 3 全日制本、专科教育

　　1 1 综合

　　优秀教学质量评奖材料入此

　　1 2 学科与实验室建设

　　专业设置入此

　　1 3 招生

　　1 4 学籍管理

　　学生奖惩材料入此

　　1 5 课堂教学与实践教学

　　1 6 学位工作

　　1 7 毕业生工作

　　1 8 教材

　　1 4 成人教育

　　1 1 综合

　　1 2 专业设置

　　1 3 招生

　　1 4 学籍管理

　　学生奖惩材料入此

　　1 5 课堂教学与实践教学

　　1 6 学位工作

　　K Y 科研

　　1 1 综合

　　1 2 产品项目

　　C P 产品

　　1 1 综合

　　1 2 项目研究

　　J J 基建

　　1 1 综合

　　1 2 项目建设

　　S B 设备

　　1 1 综合

　　1 2 仪器设备项目

　　C B 出版

　　1 1 综合

　　1 2 报刊

　　1 3 期刊

　　1 4 书刊

　　W S 外事

　　1 1 综合

　　1 2 出国(境)

　　1 3 来校

　　1 4 国际合作与会议

　　1 5 留学生工作

　　C K 财会

　　1 1 综合

　　1 2 会计报表

　　1 3 会计帐簿

　　1 4 会计凭证

　　1 5 工资清册

　　奖学金、助学金入此

　　S X 声像

　　1 2 照片

　　1 3 录音带

　　1 4 录像带

　　1 5 幻灯片

　　1 6 磁盘

　　1 7 影视胶片

　　1 8 缩微胶片

　　1 9 光盘

　　S W 实物

　　1 1 综合

　　1 2 奖品

　　1 3 礼品

　　1 4 印章、校牌、校旗、校徽、校标

　　1 5 其它

　　三、档号结构、标识和模式

　　(一)档号结构：一般包括年度号、分类号、案卷号三部分;库藏有多个全宗的，应在年度号前加全宗号;标识到文件级的，应在案卷号后加件号。

　　(二)档号标识：采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。

　　1、全宗号用阿拉伯数字按1～n标识。

　　2、年度号用四位阿拉伯数字标识。

　　3、分类号由一至三级类目代号组成。一级类目采用名称主词的汉语拼音的第一个字母标识。如行政标识“XZ”。二级类目采用“双位制”，第一个“综合”为“1 1” ，其余依次层累。三级类目与二级类目标识相同，其中科研，基建、设备、产品类的三级项目为项目代号，用两位阿拉伯数字按01～n标识。

　　4、案卷号即是按所选择的分类号中最下位类的案卷顺序号，用阿拉伯数字按1～n标识。

　　5、件号用阿拉伯数字按1～n标识。

　　6、全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“—”连接。

　　(三)档号模式

　　案卷级1：年度号+分类号+案卷号

　　(适用于党群、行政及其他各类的综合类)

　　20XX — XZ11 — 1 ~ n

　　案卷级2：年度号+分类号+案卷号

　　(适用于教学档案)

　　20XX — JX1 2 1 3 — 1 ~ n

　　案卷级3：年度号+分类号+案卷号

　　(适用于科研、基建、设备、产品成套性档案)

　　20XX — KY1 2 XX — 1 ~ n

　　案卷级4：全宗号+年度号+分类号+案卷号

　　1 ~ n — 19XX — XZ11 — 1 ~ n

　　文件级：年度号+分类号+案卷号+件号

　　20XX — XZ11 — 1 ~ n — 1 ~ n

　　四、档案排架：采用一级类目 — 年度纵向排列

　　例： 2000 — DQ11 — 1~n

　　"

　　2000 — DQ17 — 1~n

　　2001 — DQ11 — 1~n

　　"

　　2001 — DQ17 — 1~n

　　五、档案分类卡排列：采用年度 —— 类目横向排列

　　例： 2000 — DQ11 — 1~n

　　"

　　2000 — DQ17 — 1~n

　　2001 — XZ11 — 1~n

　　"

　　2001 — XZ16 — 1~n

档案如何编码

一、基本建设档案档号编制    

在每卷基本建设档案的案卷封面和脊背上，均需填写档号。    

基本建设档案的档号由分类号、项目代号、案卷号和件、页（张）号组成。    即：  0901×× - ×××  - ×××    -    ×××    类别号    - 项目号  -  案卷号   -    件号   。

二、档案类目划分原则：   

1.将公司档案作为一个整体，具有统一性；    

2.档案来源优先原则，并结合管理职能、档案内容、形成特点和载体形式；    

3.档案管理继承性原则，保持档案管理的待续性；    

4.实行档案综合管理，便于档案的管理与利用。    

三、归档文件的编号设置全宗号、类号、年度、保管期限、件号、盒号等项目，并依序固化在归档章上。

1. 全宗号 集团档案部门给各立档单位编制的代号。集团各立档单位全宗号由集团办公室（档案馆）另行公布。   

2. 类号 归档文件的类号应按QJ 2595《航天档案类目划分与档号编制规则》执行。其中，文书档案的类号为“01”。 

3. 年度 归档文件的形成年度。年度应采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如“1978”。   

4. 保管期限 保管期限分为“永久、长期、短期”三种，代码分别为“A、B、C”，填写时一律采用代码。   

5. 件号 归档文件的排列顺序号。编写时，应在同一年度、同一保管期限内从“1”开始逐件流水编号。件号分为“室编件号”和“馆编件号”两种，室编件号在归档文件整理阶段编写；馆编件号在档案移交进馆进行再鉴定、再整理时根据需要编写。无进馆任务的立档单位可不设置馆编件号。   

6. 盒号 档案盒的排列顺序号。编写时，一般可在同一年度内按照档案盒的排列顺序从“1”开始逐盒流水编号。 

盒号分为“室编盒号”和“馆编盒号”两种，室编盒号在归档文件整理阶段编写，并可根据实际需要在同一年度、同一保管期限内按照档案盒的排列顺序流水编号；馆编盒号则在档案移交进馆时按进馆要求编制。无进馆任务的立档单位可不设置馆编盒号。  

扩展资料

档案的防护

基本要求

1、档案防护内容应包括外围护结构的保温、隔热，温湿度要求，防潮、防水、防日光及紫外线照射，防尘、防污染、防有害生物（霉、虫、鼠等）和安全防范等。

2 、温湿度要求应根据档案的重要性和载体等因素区别对待。

3 、音像、缩微、电子文件等非纸质档案贮存库设计，除应符合本规范有关规定外，尚应根据使用保管的特殊要求进行设计。

档案网站

档案网站是档案部门在新的历史时期以新的手段开发档案信息资源为社会发展服务的一种新的形式。档案网站是档案部门在互联的公共信息网络上建立的站点，它以主页方式提供相关信息和相关服务，构成公共信息网络的一个节点。

档案网站建设是档案部门网络信息化建设的一项基础性工作，是档案部门面向网络世界的窗口。档案网站的名称和域名是在网站的页面最先出现的，能够反映档案网站的建设水平。

国内建设情况

随着档案事业的发展和档案信息化进程的加快，我国档案网站建设也日益成熟和丰富起来。我国已经建立起国家档案局（馆）、省级档案局（馆）、市级档案局（馆）和县级档案局（馆）四级档案行政主管部门的档案网站体系。

建立起档案学会、档案期刊和档案报社等各档案学术研究交流的档案机构、团体档案网站体系，建立起了档案产品企业、档案服务企业等档案企业网站体系，建立起了家庭档案、宝宝成长档案、民生档案等各项专题档案网站系体，建立起了各高校档案网站体系。

特别是还出现了以档案网和档案网论坛为代表的民间自办档案管理指导网站，表现了我国档案网站建设进入了新的阶段。

企业档案分类（行政类、财务类、人事类、业务类、工程类、拓展类），具体每个类中还有哪些内容

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现决策科学化的重要依据。为使各部门认真做好档案管理工作，特制定本方法。一、档案范围：公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。二、档案分类及编号：1、档案按其内容及关联部门可分为六大类：（1）行政类（2）财务类（3）人事类（4）业务类（5）工程类（6）拓展类2、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三条第二款。3、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。归档后须填写《档案管理登记表》。三、机要档案：1、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。2、划分标准：绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在30万元以上的重大合同。机密档案包括：（1）财务资料；（2）公司重要会议纪要；（3）公司经营情况；（4）人事档案、薪资性档案、劳动合同；（5）技术资料；（6）金额在5万-30万元的合同。秘密档案包括：（1）重要项目资料；（2）项目合同协议。四、档案装订：1、以左方装订为原则，右上角标明档案号。2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。五、保存期限：档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：1、永久保存：（1）公司章程；（2）股东名簿；（3）股东会、董事会、监事会会议纪要；（4）公司证照；（5）各级批文；（6）印鉴；（7）公司年度经营计划；（8）公司年度经营总结；（9）年度财务报表；（10）技术资料；（11）不动产所有权状及其他债权凭证；（12）人事资料；（13）大型活动图片、音像资料；（14）其他核定须永久保存的文书。2、十年保存：（1）会计凭证；（2）其他经核定须十年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)3、五年保存：（1）期满或解除的合同协议；（2）完结后的项目方案；（3）其他经核定须保存五年的文书。4、一年保存：（1）部门工作计划及工作总结；（2）完结后的部门请求报告；（3）完结后无长期保存必要文书。5、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。六、保管部门：1、财务专项机要档案由财务部负责保管。2、人事专项机要档案由总经办负责保管。3、股东会、董事会等资料由总经办负责保管。4、各部门均应指定兼职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，保管档案的人员变动应及时通知总经办，部门档案在规定时间移交总经办档案管理人员保管。七、档案移交：1、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。2、公司章程，会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。3、合同协议应在签订之日移交总经办。4、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。5、其余档案半年移交一次，时间为每年的1月和7月。6、档案移交须填写《档案移交清册》。7、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。八、档案调阅：1、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相应核准人核准后方可调阅。2、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办核准，但仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。3、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。4、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。5、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。6、档案借阅时间最长不超过8个工作时。7、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。九、档案销毁：1、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。2、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。3、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。4、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。5、档案销毁每半年进行一次，即每年的1月和7月。6