最简单的档案管理制度（如何整理档案 [机关档案管理规定]）

本文目录

• 如何整理档案 [机关档案管理规定]
• 档案工作管理制度（十）
• 高校档案管理制度（二）

如何整理档案 [机关档案管理规定]

　　为加强和规范税务机关档案的科学管理，国家税务总局、 国家档案局发布了《全国税务机关档案管理办法》，下面我给大家介绍关于机关档案管理规定的相关资料，希望对您有所帮助。 　　机关档案管理规定如下 　　第一章　总则 　　第一条　为了实现全国税务机关档案的科学管理，提高档案工作的水平，维护档案的完整与安全，更好地为税务工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《机关档案工作条例》，结合税务机关的工作实际，制定本办法。 　　第二条　本办法所称档案，是指全国税务系统各级机关在工作中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 　　第三条　全国税务机关档案工作，由国家档案局在宏观上统筹规划，组织协调，统一制度，监督指导;由国家税务总局制定规划，建立制度，实施检查、监督、指导。省以下各级税务机关的档案工作由机关的办公室主管，在业务上接受上级税务机关和地方同级档案行政管理机关的监督与指导。 　　第四条　各级税务机关在工作活动中形成的档案，均应当集中到本机关的档案管理部门统一保管，不得分散保存。 　　第五条　各级税务机关都必须在办公厅(室)内建立档案室，配备必要的专职档案管理人员。档案管理人员要保持相对稳定。 　　第六条　各级税务机关档案机构的基本职责是： 　　(一)建立健全本机关档案工作的各项规章制度。 　　(二)监督、指导本机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。 　　(三)集中统一管理本机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。 　　(四)指导、监督本机关所属单位和下级税务机关的档案工作。 　　(五)按规定向同级国家档案馆移交应当进馆的档案。 　　(六)办理领导交办的其他档案业务工作。 　　第七条　档案工作必须贯彻执行党和国家有关的方针、政策与法规。档案工作人员要遵纪守法，保守档案机密，热爱档案工作，精通档案业务，熟悉税收业务，努力把档案工作做好，为机关领导决策和各项税收工作服务。 　　第二章　文书的立卷和归档 　　第八条　各级税务机关工作活动中形成的具有使用和保存价值的文件材料在办理完毕后，由各单位文书部门整理、立卷，并向本机关档案管理部门移交归档。 　　第九条　立卷任务的划分： 　　(一)各单位负责自行承办文件的立卷。 　　(二)机关内部会办的文件，由主办单位立卷。 　　(三)本机关与外单位会办的文件，属本单位主办的，由本单位主办部门立卷;外单位主办的，本单位主办部门以副本立卷。本单位代上级机关草拟的文件及其定稿，由上级发文机关立卷，草稿和副本由本单位立卷。 　　第十条　归档范围按照本办法所附的《全国税务机关文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。 　　第十一条　文书立卷应当遵循文件的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求是： 　　(一)应当归档的文件材料，必须齐全完整。 　　(二)归档的文件材料，应当按照问题、组织机构、作者、时间、文种和通讯者等特征立卷。 　　(三)在归档的文件材料中，应当将相应的正件与附件、正本与定稿、请示与批复、批转文件与原件、多种文字形成的同一文件放在一起立卷;文电应当合一立卷。 　　(四)不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷;跨年度的计划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;如果计划、总结在同一文件中，应当视文件内容的主次确定归卷年度;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;合同性文件放在签字年度立卷;各类案件材料放在结案年度立卷。 　　(五)卷内文件材料应当按照其内部联系、重要程度、问题或者时间顺序科学排列，正本在前，定稿在后;批复、批示在前，请示报告在后;正件在前，附件在后;批转文件在前，被批转文件在后;法规性文件和其他重要文件的定稿在前，历次修改稿在后;案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后。再按照排列顺序，用铅笔认真编写页码。 　　(六)认真填写卷内文件目录。文件没有标题或者标题不明确的，要另拟标题;文件责任者、时间不清楚的，要查清楚后填入，并备注说明。 　　(七)案卷封皮应当按照规定逐项填写清楚。案卷题名要简明、准确地反映卷内文件材料的内容与成份(一般包括责任者、内容、名称等)，体式一致，文字简练，使用简称应当通用易懂，并用毛笔或者钢笔书写，字迹要工整、清晰。 　　(八)有关卷内文件材料的情况说明应当逐项填写在备考表内;若无情况可说明，也应当将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应当置于卷尾。 　　(九)卷内文件材料要去掉金属物，破损的文件应当裱糊，字迹扩散的应当复制与原件一并立卷。 　　(十)传真文件以复印件立卷归档。 　　(十一)声像材料应当单独存放卷盒、相册中，并用文字标出摄像或者录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 　　(十二)所立案卷要科学地划分保管期限。 　　第十二条　案卷立好后，应当按照机构、问题并结合重要程度和不同保管期限进行系统的排列和编号，并抄写案卷目录。 　　第十三条　各单位将立好的案卷连同案卷目录(一式三份)于文件形成后的次年上半年向本机关档案管理部门移交，并办理移交手续。 　　第三章　档案的管理和利用 　　第十四条　各级税务机关的档案应当按照其内容和载体的不同科学分类，一般按照年度——组织机构(或者问题)分类。分类应当保持前后一致具有稳定性。 　　第十五条　各级税务机关档案部门应当将归档案卷按照不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应当统一，前后保持一致不得任意改动。 　　第十六条　各级税务机关档案部门要科学地编写档号，一个机关的案卷目录号不能重复，一本案卷目录内的案卷号也不能重复。 　　第十八条　各级税务机关档案部门要对档案库房进行定期和不定期的检查，主要检查库房设施和档案情况，保证帐物一致。如有破损或者字迹失真的档案，应当及时修复。发现其他问题，也应当及时解决或者报告领导。 　　第十九条　各级税务机关档案部门应当建立健全档案资料的统计制度。对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行登记和统计，并按照规定向上级税务机关和同级档案行政管理机关报送档案基本情况统计表。 　　第二十条　各级税务机关应当建立全宗卷，以积累本机关的立卷说明、分类方案、交接凭证、鉴定报告、销毁清册、检查记录、全宗介绍等。 　　第二十一条　各级税务机关档案人员调动工作时，应当在离职前将本人保管的档案数量和状况交待清楚。 　　第二十二条　各级税务机关档案工作人员必须熟悉本机关的历史和所藏档案情况，编制案卷目录、全引目录、文号目录、专题目录等检索工具和必要的参考资料。 　　第二十三条　档案的借阅和复制 　　(一)本单位工作人员因工作需要可以借阅库存档案。但是，如果借阅非本人主管业务的机密文件，必须经办公厅(室)负责人批准。外单位来人查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经本机关办公厅(室)负责人批准。 　　(二)复制绝密文件必须经原发文机关批准，复制机密或者非本人主管业务的文件必须经办公厅(室)负责人批准，密码电报一律不得复制。 　　(三)档案借阅者必须遵循有关规定，履行必要的手续，不得涂损档案，不得转借他人，阅完及时归还。借阅绝密、机密档案，还负有保密的责任，违者按照有关规定处理。 　　(四)档案工作者必须热情服务，并认真地检查归还的档案有无遗失、涂损等现象。 　　第二十四条　各级税务机关档案部门要不断采用先进的科学技术与设备，逐步实现档案管理的现代化。 　　第四章　档案的鉴定、销毁和移交 　　第二十五条　各级税务机关的档案部门会同有关业务单位，根据档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，核定保管期限，剔出无保存价值的档案。 　　第二十六条　档案保管期限的划分 　　(一)档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。其中：永久为50年以上，长期为16至50年(含50年)，短期为15年以下(含15年)。 　　1、凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。主要包括：本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开各种会议的重要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变的文件材料;上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料及对本机关领导人任免的文件材料。 　　2、凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。主要包括：本机关一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。 　　3、凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。主要包括：本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般 工作总结 、报告和统计报表等文件材料。 　　具体划分档案保管期限时，按照《全国税务机关文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。 　　(三)档案的保管期限，从档案所属年代的次年1月1日起计算，长期计划、协议、协定、合同等有关文件，按其有效期满后次1月1日起计算。 　　(四)各级税务机关可以参照《全国税务机关文件材料归档范围和档案保管期限表》，结合本机关所形成文件的实际情况，制定具体的档案保管期限表。 　　第二十七条　各级税务机关档案部门销毁确无保存价值的档案时，应当写出销毁档案报告，说明销毁理由、原保管期限、数量和简要内容，连同编写的销毁清册一起送有关业务单位领导和办公厅(室)负责人审核，报机关领导批准后方可销毁，并在原案卷目录上注销。在销毁档案时，应当与机关保卫部门取得联系，指定两人以上监销，并由监销人员在销毁清册上签字。 　　第二十八条　省级税务机关应当将永久保存的档案在本机关保存20年后，省级以下税务机关应当将永久、长期保存的档案在本机关保存10年后，连同案卷目录(一式三份)和有关的检索工具、参考资料，一并向同级国家档案馆移交。 　　第五章　附则 　　第二十九条　各级税务机关书稿档案按照新闻出版署、国家档案局颁发的《出版社书稿档案管理办法》管理。 　　第三十条　各级税务机关会计档案按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》管理。 　　第三十一条　各级税务机关干部档案按照中共中央组织部、国家档案局颁发的《干部档案工作条例》管理。 　　第三十三条　各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局可以根据本办法制定具体实施办法，并报国家税务总局和同级档案行政管理机关备案。 　　第三十四条　本办法由国家税务总局办公厅负责解释。 　　第三十五条　本办法自颁发之日起实行。

档案工作管理制度（十）

档案工作管理制度 七十五条对室存声像档案不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，并征得相关部门同意，报经主管领导审批，登记造册。 七十六条做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。 七十七条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。 七十八条严格遵守档案借阅制度。 七十九条借阅声像档案原版一般限在档案室内，如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。 八十条在不影响保密的前提下，可利用声像档案举办报告会、展览会，综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用声像档案。 实物档案归档制度 八十一条实物档案是指以各种材料为载体的能反映集团公司历史真实面貌、有保存和查考价值的特定物品。一般包括有关部门给予表彰并颁发的各种锦旗、奖杯（牌）、奖状、证书、奖品；印信实物；在工作交往过程中对方馈赠的纪念品、一般实物资料等。八十二条归档要求 、实物档案按件归档，按颁发度、类型和保管期限编号登记，填写实物档案目录。 、各部门在获得实物后，应保存附随实物的文字材料、包装材料，准确记载所获得实物的时间、事由、赠予人、被赠予人等信息，保持实物的整洁并妥善保管。 八十三条实物档案材料的收集、整理、移交工作由各部门兼职档案员负责。 八十四条归档时间 各部门于二月底前向集团档案室移交。 设备档案归档制度 八十五条设备档案是指集团公司使用的价值二万元以上的办公设备、车辆设备、视听设备等自申请购置、使用至报废（或终止使用）期间形成的各种文件材料，具体包括： .购置设备的申请、批复，设备技术材料、购买设备的谈判文件及订购协议或购货合同等； .产品合格证、使用说明、装箱清单、设备目录图册、照片； .设备安装调试记录、测试验收报告等； .设备运行记录；设备检查、保养、大小修记录；设备事故记录等； .设备报废、转让及终止使用的审批、鉴定材料。 八十六条工程项目中的设备是该工程项目的组成部分，归入工程技术档案。 八十七条设备档案按台（套）立卷归档。随机文件材料应及时清点，妥善保管，以保证归档文件材料的齐全完整。 八十八条归档时间 随机文件材料自设备购买后一个月内向集团公司档案室移交。维修、保养、检文件按度移交。 八十九条设备档案材料的收集、整理工作由集团办公室兼职档案员（资料员）负责。 九十条设备档案保管期限一般为长期，于设备报废后满五可销毁。 外出开会人员带回材料归档制度 九十一条为了便于档案文件材料的集中管理，特对外出开会学习人员制定本规定。 九十二条集团公司领导、部门负责人及业务干部外出开会、学习、考察等带回的文件材料在传达会议精神、汇报工作后，均应主动、及时送交集团公司办公室统一登记保存。， 7 8 9 10 11

高校档案管理制度（二）

高校档案管理制度 四、归档文件材料的制作和书写要适宜长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔和复写纸。 档案保管制度 一、本单位所有的各种门类和载体的档案材料，由档案人员在档案室集中统一管理，任何个人不得私自保存和任意销毁。 二、档案保管应采用专用柜架，档案库房应当坚固可靠、清洁通风，有防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害害气体等设施。 三、档案管理员要定期检查档案，作好检查记录，发现问题及时采取有效措施，确保档案完整和安全。 四、档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。 五、档案人员调动工作时，应在离职前办理移交，移交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。 档案保密制度 一、认真贯彻《保密法》，遵守保密制度，保守档案机密，维护档案秘密的安全。 二、档案室保管的涉密档案，要根据国家规定确定保密项目和密级，不得擅自扩大使用和接触的人员范围。 三、档案室是机要部门，无关人员未经许可不得入内。任何人不得擅自翻印、复制、摘抄和向外传播档案内容。经批准翻印、复制的保密材料要按正式文件进行登记和清退。 四、档案移交、接收和查（借）阅必须办理登记手续，归还时要清点注销。 五、需销毁的档案材料，应造具清册，写出销毁报告，经鉴定小组审批后，在指定地点销毁。平时办公废纸、废件及时销毁，不得随意丢弃。 档案查、借阅制度 一、本单位职工利用档案，须经办公室主任同意后方可查（借）阅；外来人员利用档案，须持单位介绍信，经分管领导同意后方可查（借）阅。 二、利用者必须爱护档案，不得在文件材料上画圈、勾线和作任何记号，不得涂改拆散、抽、污染和损坏档案。 三、利用者必须严格遵守保密制度，只能查阅相关内容，不得随意传播和扩散档案内容。 四、利用者需摘抄(复制)档案内容，须经档案管理人员同意，所摘抄(复制)的内容经档案人员校对并加盖我办公章后方为有效。 五、利用档案一般只能在指定地点查阅，不得随意带走。本单位工作人员确因工作需要，在办理借阅手续后，可以借出档案室。 六、借阅期限不超过一周，确需延期者，经办公室主任同意并另行办理借阅手续。 七、利用档案须填写查(借)阅登记簿和档案利用效果登记簿。 档案统计制度 一、档案统计工作是档案基础工作的重要组成部分，档案工作必须加强政治责任心，认真做好此项工作。 二、对室藏的各种门类、载体的档案资料利用情况，必须建立齐全的登记，统计注册。 三、对当形成的归档案卷（包括接受、移交）和档案借阅、鉴定情况应随时登记。 四、每终形成的各类档案资源和编写的档案工具，科研材料（包括案卷目录、归档文件目录、全引目录、字号、索引、人物卡片、专题目录、大事记、组织、各项规章制度）统计一次。 五、档案资料的查阅 、供阅情况，每统计两次（六月和十二月）。 六、每十二月前，填写《档案工作统计报表》一式两份，一份上报上级机关，一份存档。 档案鉴定销毁制度 一、档案室要根据国家档案局关于档案保管期限的规定、原则、标准，结合本单位制定的档案保管期限，确定档案价值，划分保管期限，剔除确无保存价值的档案，以便销毁。 二、档案的鉴定工作由办档案鉴定销毁领导小组负责，鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，经批准后方可销毁。并及时向主管档案工作的领导写档案鉴定报告和说明。， 1 2 3